Як Promova спростила управління бенефітами
Стрімке зростання Promova принесло новий виклик в управлінні бенефітами. Різні валюти, хаотична комунікація і нерівний досвід для ремоут-команди ускладнювали процес. Ми поговорили з HR-командою про перехід від ручного адміністрування до автоматизованої платформи Karpatia Benefits.
Індустрія
EdTech
Команда
150+ людей
Локації
17 країн
Формат
On-site + remote
Про компанію
Promova це міжнародна edtech компанія, що створює продукти для вивчення іноземних мов і працює з користувачами по всьому світу. Компанія масштабує свої сервіси на різні ринки, поєднуючи технології, контент і користувацький досвід у сучасному навчанні.
Валерія Малецька
Business Operations Director
Маргарита Сендецька
Talent Ops Partner
Виклики
Ручне управління та хаос у бенефітах
До інтеграції платформи адміністрування бенефітів у Promova було мануальним. Хоча політики були прописані в Notion, на практиці це забирало багато часу та ресурсів HR і фінансової команди.
01
Чеки без єдиної точки збору
Чеки надходили в Slack, Telegram, на пошту — без єдиної точки збору
02
Ручна обробка фінансових даних
Чеки приходили в різних валютах, суми потрібно було вручну переводити, звіряти реквізити та подавати фінансовій команді
03
Однакові бенефіти для всіх форматів
Частина бенефітів була орієнтована на офісний формат роботи, що обмежувало їх використання для ремоут-команди
“
Процес був побудований досить хаотично: політики були прописані в Notion, але питань все одно було багато, наприклад, кому писати, куди подавати чеки, в якому форматі. Хтось надсилав у Slack, хтось у Telegram, хтось на пошту. З точки зору адміністрування це було складно
Валерія Малецька
Business Operations Director
Пошук рішення
Чому не підійшли інші провайдери?
Зрозумівши, що старий формат більше не працює, команда почала шукати платформу для автоматизації. Ринок пропонував небагато опцій:
01
Глобальні платформи орієнтувалися виключно на співпрацю з великими Enterprise-компаніями
02
Локальний український провайдер мав незручний інтерфейс, не надавав аналітики та виявився не гнучким до потреб команди. Логіка нарахувань вимагала задавати ліміти без можливості кастомізації
Процес
Що ми розробили для Promova
24 бенефіти та 5 бенефіт-пакетів
Повний пакет для команди в 17 країнах. Різні набори для офісних і ремоут-спеціалістів
Автоматична перевірка чеків
Автоматична верифікація чеків замість ручного збору з Slack, Telegram та пошти
Гнучкий розподіл витрат
Гнучкий розподіл витрат між компанією та спеціалістом
Унікальні періоди дії бенефітів
Кастомні строки для різних типів бенефітів, не тільки місяць чи рік
Рішення
Єдина платформа замість десятка каналів
Перехід на Karpatia Benefits дозволив Promova не просто перенести старі процеси в діджитал, а повністю перезібрати підхід до Employee Experience
01
Єдина точка подачі
Чеки через платформу або чат-боти. Є маркетплейс для покупок з корпоративного ліміту
02
Автоматизація звітності
Чеки, що залишились, обробляє команда Karpatia Benefits. Звіт готується в системі і надсилається фінансовій команді 1 раз на місяць
03
Різні бенефіт-пакети
Окремі набори бенефітів для офісу та ремоуту. Автоматичний перехід з пакету на пакет і розрахунок бюджетів
“
Якщо одним словом описати роботу до платформи, то це був хаос. Зараз я б описала це словом «бенефіт». Тому що мати бенефіт-платформу, яка так економить мій час, це справжній бенефіт
Маргарита Сендецька
Talent Ops Partner
Головні результати співпраці:
24
бенефіти та 5 бенефіт-пакетів для команди в 17 країнах
98%
запитів/місяць обробляються автоматично без участі HR
5
Годин/тиждень вивільнено у HR завдяки автоматизації бенефіт бюджетів
Хочете так само для своєї команди?
А як у вас із бенефітами порівняно з іншими компаніями?
Покажемо слайди з Benefits Research 2025-2026, яких не було у публічному звіті.